Цифровые инструменты
тайм-менеджмента.
Часть 1
тайм-менеджмента.
Часть 1
Автор: Виктория Яковлева
Цифровой волонтер Университета ИТМО
В этой статье мы рассмотрим популярные сервисы и приложения для самоорганизации, тайм-менеджмента и работы.
Часть из них позволяет структурировать свои задачи в стиле канбан, другие дают возможности анализа затрачиваемого на работу времени, а третьи набирают популярность за счёт интеграции с другими сервисами и доступными тарифными планами.
Выбор приложения зависит от ваших потребностей – кому-то нужна полноценная система с отслеживанием текущих задач, состояния проекта и пр., другим достаточно таймера по типу Pomodoro.
Далее все инструменты будут условно поделены на категории по основному функционалу. Но это не значит, что данные инструмент нельзя использовать и для других целей.
Часть из них позволяет структурировать свои задачи в стиле канбан, другие дают возможности анализа затрачиваемого на работу времени, а третьи набирают популярность за счёт интеграции с другими сервисами и доступными тарифными планами.
Выбор приложения зависит от ваших потребностей – кому-то нужна полноценная система с отслеживанием текущих задач, состояния проекта и пр., другим достаточно таймера по типу Pomodoro.
Далее все инструменты будут условно поделены на категории по основному функционалу. Но это не значит, что данные инструмент нельзя использовать и для других целей.
Календари
Сервис, представляющий собой планер в формате календаря с функцией синхронизации. Его можно подключить к любому приложению и получать из него все необходимые для работы данные. В Google Календаре есть возможность ставить цели: задаете цель, и приложение само предлагает вам время для её достижения. Ещё одним приятным бонусом является синхронизация с Gmail. Подробнее про Google Календарь можно почитать здесь.
- ПлатформыAndroid, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках Google One для Google Drive
Аналог Google Календаря. Дает возможность управлять электронной почтой, календарем, задачами и контактами в одном приложении.
- ПлатформыWindows, MacOS, Android, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках подписок и единоразовых покупок
Это решение подойдет пользователям iOS. Как и многие Apple продукты, iCloud Calendar проявляет себя во всей красе при полной интеграции. Maps будут автоматически предлагать маршрут, основываясь на вашем запланированном событии, все что вам нужно сделать будет отображаться на окне Today, и так далее.
Работать с этим календарем возможно с техники Apple и компьютеров под управлением Windows.
Работать с этим календарем возможно с техники Apple и компьютеров под управлением Windows.
- ПлатформыMacOS, Windows 10/11
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках подписок и единоразовых покупок
Также календарь можно организовать в Trello, о котором подробнее речь пойдет ниже.
Управление проектами
Microsoft Project – программа для управления проектами. Она создана для помощи в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и для анализа объемов работ. Microsoft Project создаёт расписания с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.
Project оперирует тремя сущностями – задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация.
Можно создавать интерактивные панели мониторинга с помощью визуализации Power BI, чтобы следить за общим состоянием проектов и программ и при необходимости вникать в детали. А также рабочую среду с мобильными устройствами или настольными компьютерами и настраивайте автоматизированные процессы.
Project оперирует тремя сущностями – задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация.
Можно создавать интерактивные панели мониторинга с помощью визуализации Power BI, чтобы следить за общим состоянием проектов и программ и при необходимости вникать в детали. А также рабочую среду с мобильными устройствами или настольными компьютерами и настраивайте автоматизированные процессы.
- ПлатформыWindows, MacOS, Android, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках подписок и единоразовых покупок
В Планировщике на компьютере и на мобильном устройстве доступны следующие возможности:
- создание новых планов, назначение задач и предоставление общего доступа к файлам другим пользователям;
- простая и наглядная организация совместной работы команды над проектами;
- общение с коллегами для координации действий;
- контроль за ходом выполнения задач независимо от местонахождения и используемого устройства.
- ПлатформыWindows, MacOS, Android, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках подписок и единоразовых покупок
Это инструмент, позволяющий создавать доски в стиле Kanban для упорядочивания, приоритезации и отслеживания работы на уровне репозитория разработчика и IT-организации.
Здесь можно создать новую проблему (issue), назначить участников этой проблемы и добавить ее в проект с указанием тегов (ярлыков). А используя этапы (milestones), можно сгруппировать вопросы с определенными целями или сроками и добавить описание.
Github имеет превосходные возможности по фильтрации. Если вы работаете над open source-проектом, то наверняка заинтересованы в привлечении других участников, а также в том, чтобы им было удобно. Если помечать свои задачи тегами, разработчикам легче будет ориентироваться в списке, это сэкономит им время и облегчит работу над проектом.
Здесь можно создать новую проблему (issue), назначить участников этой проблемы и добавить ее в проект с указанием тегов (ярлыков). А используя этапы (milestones), можно сгруппировать вопросы с определенными целями или сроками и добавить описание.
Github имеет превосходные возможности по фильтрации. Если вы работаете над open source-проектом, то наверняка заинтересованы в привлечении других участников, а также в том, чтобы им было удобно. Если помечать свои задачи тегами, разработчикам легче будет ориентироваться в списке, это сэкономит им время и облегчит работу над проектом.
- ПлатформыПопулярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы от 4$ в месяц
GitLab – это инструмент для хранения и управления репозиториями Git. Он дает возможность выполнять совместную разработку силами нескольких команд, применять обновления кода и откатывать изменения, если это необходимо.
Возможности GitLab схожи с Github, но имеют некоторые отличия:
Возможности GitLab схожи с Github, но имеют некоторые отличия:
- Аналитика. Аналитика продуктивности разработчиков, трекинг выполнения задач группами пользователей.
- Отслеживание проблем. Контроль за статусом проблем, поддержка дискуссий пользователей для обсуждения проблемы, возможность прикрепления файлов.
- Контроль времени. Отчеты по затраченному времени и оценка оставшегося времени на выполнение задач.
- ПлатформыПопулярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы от 19$ в месяц
Jira – это программный инструмент для управления проектами, разработанный компанией Atlassian. Часто используется в IT-компаниях для формирования списка задач, отслеживания общего прогресса команды и решения возникающих по ходу разработки продукта проблем.
Приложение Atlassian построено по принципам канбан- и скрам-досок, давней практики организации задач. Но эти принципы дополняются массой вспомогательных механизмов, которые добавлялись в приложение исключительно с целью упростить создание новых приложений, добавить в них функции, исправить ошибки и т.п.
Jira позволяет наглядно организовывать списки задач, управлять проектами и командой, занимающейся их развитием, разрабатывать ПО с нуля или добавление новых функций, управлять задачами, связанными с маркетинговой составляющей продукта, отслеживать ошибки в программе.
Одно из преимуществ Jira – возможность тесно интегрировать ее с другими продуктами, например с платформами Bitbucket, Github и Gitlab.
Приложение Atlassian построено по принципам канбан- и скрам-досок, давней практики организации задач. Но эти принципы дополняются массой вспомогательных механизмов, которые добавлялись в приложение исключительно с целью упростить создание новых приложений, добавить в них функции, исправить ошибки и т.п.
Jira позволяет наглядно организовывать списки задач, управлять проектами и командой, занимающейся их развитием, разрабатывать ПО с нуля или добавление новых функций, управлять задачами, связанными с маркетинговой составляющей продукта, отслеживать ошибки в программе.
Одно из преимуществ Jira – возможность тесно интегрировать ее с другими продуктами, например с платформами Bitbucket, Github и Gitlab.
- ПлатформыПопулярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы от 7.5$ в месяц
Bitbucket – это веб-сервис для хостинга проектов и их совместной разработки, на базе системы контроля версий Mercurial и Git. По целям применения и функциональности аналогичен GitHub. Есть интеграция с Jira.
Сервис бесплатен для проектов открытого ПО. К частному (закрытому) репозиторию может иметь доступ до 5 пользователей; большее количество записей предоставляется платно.
Сервис бесплатен для проектов открытого ПО. К частному (закрытому) репозиторию может иметь доступ до 5 пользователей; большее количество записей предоставляется платно.
- ПлатформыПопулярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы от 10$ до 200$ в месяц
Планирование задач
Google Tasks – это менеджер задач, который подойдет для тех, кто предпочитает планировать свои дела и структурировать задачи в виде канбан-доски.
Попасть в Google Tasks можно через сайт или из любого сервиса Google. Так, например, можно записывать задачи прямо из Gmail или копировать напоминания из Google Calendar.
Попасть в Google Tasks можно через сайт или из любого сервиса Google. Так, например, можно записывать задачи прямо из Gmail или копировать напоминания из Google Calendar.
- ПлатформыAndroid, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках Google One для Google Drive
Сервис для хранения данных, который позволяет планировать задачи и ставить цели для организации эффективного тайм-менеджмента.
Все задачи изначально размещены в разделе Tasks. Можно выделять задачи – выделять их как важное. Тогда они будут продублированы в разделе Важное. Отдельно можно создавать всевозможные списки и сортировать их по группам. Структурированный вид задач по датам можно посмотреть в разделе Planned.
Все задачи изначально размещены в разделе Tasks. Можно выделять задачи – выделять их как важное. Тогда они будут продублированы в разделе Важное. Отдельно можно создавать всевозможные списки и сортировать их по группам. Структурированный вид задач по датам можно посмотреть в разделе Planned.
- ПлатформыWindows, MacOS, Android, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках подписок и единоразовых покупок
Microsoft Lists – это приложение Microsoft 365, которое помогает отслеживать информацию и организовывать работу. Lists позволяет отслеживать контакты, задачи, данные и многое другое, используя настраиваемые представления, интеллектуальные правила и оповещения, чтобы синхронизировать всех. С помощью готовых шаблонов можно быстро создавать списки онлайн в мобильном приложении или в Microsoft Teams.
- ПлатформыWindows, MacOS, Android, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платные тарифы в рамках подписок и единоразовых покупок
Trello – сервис планирования задач и управления проектами небольших команд. Удобен для работы над проектами в небольших командах, неплохо подходит и для личного планирования дел.
В Trello можно создать виртуальную доску с карточками в стиле канбан, к карточкам добавить участников, метки, чек-лист, срок исполнения, вложения и изменить обложку.
Одна из наиболее интересных функций приложения – возможность интегрировать дополнительные инструменты (Dropbox, Slack, Evernote, Twitter и десятки других). Их очень много, но все они разбиты на категории, найти нужный будет несложно.
В Trello можно создать виртуальную доску с карточками в стиле канбан, к карточкам добавить участников, метки, чек-лист, срок исполнения, вложения и изменить обложку.
Одна из наиболее интересных функций приложения – возможность интегрировать дополнительные инструменты (Dropbox, Slack, Evernote, Twitter и десятки других). Их очень много, но все они разбиты на категории, найти нужный будет несложно.
- ПлатформыAndroid, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, два премиум-варианта
Notion – сервис, который позволяет создавать базы данных и доски канбан. Удобно использовать для управления проектами и большими массивами данных. В Notion можно создавать todo-листы и планировать время, создавать свою базу данных, вести проекты и организовывать задачи. Notion предоставляет много возможностей, однако на их изучение может уйти немало времени.
Разработчики создали десятки шаблонов для самых распространённых задач. Шаблоны можно создавать самому и делиться ими с другими пользователями. Также Notion поддерживает работу со многими популярными приложениями: Slack, Google Drive, Figma, Invision, Latex, Twitter и другими.
Подробнее о возможностях Notion можно почитать в статье, посвящённой основным функциям Notion.
Разработчики создали десятки шаблонов для самых распространённых задач. Шаблоны можно создавать самому и делиться ими с другими пользователями. Также Notion поддерживает работу со многими популярными приложениями: Slack, Google Drive, Figma, Invision, Latex, Twitter и другими.
Подробнее о возможностях Notion можно почитать в статье, посвящённой основным функциям Notion.
- ПлатформыWindows, MacOS, Android, iOS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платный тариф от 4$ в месяц
TickTick – кросс-платформенное приложение для управления задачами с достаточно широким функционалом.
Задачи отображаются в виде списка на день, неделю или в календарной сетке (5 видов отображения календаря). Отдельные задачи, состоящие из нескольких шагов, могут отображаться в виде списка или канбан-доски. Задачи можно собирать в списки, сортировать по проектам и папкам, помечать разноцветными тегами и уровнями важности. Можно добавлять других пользователей и следить за процессом активности в выполнении задач.
Для борьбы с прокрастинацией есть встроенный Pomodoro-таймер, который позволяет устанавливать таймер (обычно 25 минут) на любое из заданий. Можно варьировать время на выполнение заданий и перерывы между ними. Доступна статистика. Позволяет следить за ежедневным прогрессом в освоении новых привычек и навыков.
Задачи отображаются в виде списка на день, неделю или в календарной сетке (5 видов отображения календаря). Отдельные задачи, состоящие из нескольких шагов, могут отображаться в виде списка или канбан-доски. Задачи можно собирать в списки, сортировать по проектам и папкам, помечать разноцветными тегами и уровнями важности. Можно добавлять других пользователей и следить за процессом активности в выполнении задач.
Для борьбы с прокрастинацией есть встроенный Pomodoro-таймер, который позволяет устанавливать таймер (обычно 25 минут) на любое из заданий. Можно варьировать время на выполнение заданий и перерывы между ними. Доступна статистика. Позволяет следить за ежедневным прогрессом в освоении новых привычек и навыков.
- ПлатформыWindows, Linux, MacOS, Android, iOS, IPad, Apple Watch, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платный тариф от 2,5$ в месяц (28$ год), скидка для студентов и преподавателей
В Any.do к каждой задаче можно добавлять теги, напоминания, подзадачи и вложения. Функция приоритетов поможет сконцентрироваться на главном и не забыть о важном деле, а списками можно делиться с друзьями и коллегами — и планировать совместные проекты.
Стоит отметить опцию Focus. Если она включена, а человек не завершил задачу, приложение уничтожит виртуальную елочку, которая всё это время была на экране. Ещё одна особенность Any.do — список покупок, которые приложение автоматически распределяет по категориям.
В платной версии можно создавать повторяющиеся задачи, прикреплять файлы любого размера, использовать индивидуальные темы, цветные теги и ярлыки, а также создавать напоминания, привязанные к определённому месту.
Стоит отметить опцию Focus. Если она включена, а человек не завершил задачу, приложение уничтожит виртуальную елочку, которая всё это время была на экране. Ещё одна особенность Any.do — список покупок, которые приложение автоматически распределяет по категориям.
В платной версии можно создавать повторяющиеся задачи, прикреплять файлы любого размера, использовать индивидуальные темы, цветные теги и ярлыки, а также создавать напоминания, привязанные к определённому месту.
- ПлатформыWindows, MacOS, Android, iOS, IPad, Apple Watch, Huawei, Google Assistant, Amazon Alexa, Wear OS, популярные браузеры
- ЦенаБесплатно, платный тариф за 6$ в месяц (средства снимаются раз в год)
Альтернатива Any.do. В Todoist можно разбивать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты. В качестве дополнительной мотивации в сервис встроен трекинг продуктивности. Некоторые функции, включая напоминания и добавление задач по email, доступны только в премиум-версии приложения.
Еще один плюс приложения – шаблоны, которые помогут быстро создать список задач и организовать другие списки – от планирования покупок до создания контент-плана для социальных сетей.
Еще один плюс приложения – шаблоны, которые помогут быстро создать список задач и организовать другие списки – от планирования покупок до создания контент-плана для социальных сетей.
- ПлатформыAndroid, iOS
- ЦенаБесплатно, платный тариф от 3$ в месяц
Приложение с лёгким интерфейсом поддерживает все функции качественного планировщика задач: оформление списков, добавление подзадач, заметок, тегов и напоминаний. Если нужна программа без лишних функций и для планирования личных дел, то стоит попробовать MyLifeOrganized. Коллективно работать в этом сервисе нет возможности.
Предусмотрена функция напоминания по месту – оно появляется, когда вы оказались по определенному адресу. Есть поддержка управления задачами при помощи жестов.
В бесплатной версии приложения нет ряда функций: создания повторяющихся задач, защиты паролем, выполнения задач в определённом порядке, закладок и так далее.
Предусмотрена функция напоминания по месту – оно появляется, когда вы оказались по определенному адресу. Есть поддержка управления задачами при помощи жестов.
В бесплатной версии приложения нет ряда функций: создания повторяющихся задач, защиты паролем, выполнения задач в определённом порядке, закладок и так далее.
- ПлатформыWindows, Android, iOS
- ЦенаБесплатно, платный тариф 27$ и 72$ для мобильной и ПК версий
Организация работы преподавателей
Календари
Календари могут стать отличным помощником преподавателям для организации времени.
Например, в календаре можно организовать запись студентов на консультацию. Для этого нужно лишь создать отдельный календарь в любом из рассмотренных сервисов, создать там удобные временные слоты и поделиться со студентами ссылкой на этот календарь. Студенты смогут посмотреть по ссылке все слоты и записаться на доступный.
Также в календаре можно заводить карточки с занятиями и прикреплять к ним ссылки на видеоконференции и другие полезные материалы (задачи на занятие, статьи, с которыми студенты должны ознакомиться до этого занятия, раздаточные материалы).
В календаре можно заводить карточки мероприятий (лекций, конференций, митапов), которые им могут оказаться полезны и интересны.
Например, в календаре можно организовать запись студентов на консультацию. Для этого нужно лишь создать отдельный календарь в любом из рассмотренных сервисов, создать там удобные временные слоты и поделиться со студентами ссылкой на этот календарь. Студенты смогут посмотреть по ссылке все слоты и записаться на доступный.
Также в календаре можно заводить карточки с занятиями и прикреплять к ним ссылки на видеоконференции и другие полезные материалы (задачи на занятие, статьи, с которыми студенты должны ознакомиться до этого занятия, раздаточные материалы).
В календаре можно заводить карточки мероприятий (лекций, конференций, митапов), которые им могут оказаться полезны и интересны.
Управление проектами
Если дисциплина подразумевает разработку (IT-дисциплины), то стоит задуматься об использовании сервисов по работе с системами контроля версий (Github, Gitlab, Jira, Bitbucket). Это поможет студентам не только работать в едином пространстве, но и подготовит их к работе в компаниях, где эти сервисы активно используются. При выборе GitHub в помощь преподавателю придёт GitHub Classroom, который позволит привязать список студентов к их аккаунтам на GitHub. При желании, к созданному классу (classroom) можно привязать LMS (Google Classroom, Canvas, Moodle, Sakai и пр.).
При организации проектной работы, студентам можно предложить вести всю работу в одном из сервисов по управлению проектами, где они будут расписывать задачи, назначать их друг на друга, общаться, обмениваться материалами и пр. Таким образом, вся работа будет организована в одном цифровом пространстве.
При организации проектной работы, студентам можно предложить вести всю работу в одном из сервисов по управлению проектами, где они будут расписывать задачи, назначать их друг на друга, общаться, обмениваться материалами и пр. Таким образом, вся работа будет организована в одном цифровом пространстве.
Планирование задач
Преподаватель может составлять чек-листы для студентов, которыми они могут пользоваться при выполнении заданий для самопроверки.
Вместе с этим материалом читают:
Информация © 2022 Университет ИТМО
Департамент образовательной деятельности
Департамент образовательной деятельности
Контакты
Отдел образовательных технологий, телефон 457-18-60, email distant@itmo.ru, адрес Кронверкский пр., 49, каб. 322